Приемка товара: порядок и правила проверки по количеству и качеству

Фото: Freepik

Содержание

1. Что такое приемка товара по количеству и качеству
2. Нормативная база и ответственность сторон
3. Порядок приемки товара по количеству
4. Порядок приемки товара по качеству
5. Документы для приемки товара
6. Инструкция для сотрудников склада и магазина
7. Ошибки при приемке товара и как их избежать
8. Автоматизация процесса приемки

Что такое приемка товара по количеству и качеству

Приемка товара — это комплекс мероприятий, направленных на проверку соответствия фактически поставленного товара сведениям, указанным в сопроводительных документах, а также его состояния установленным стандартам и условиям договора. Проверяется как количество (число единиц, вес, объем), так и качество (отсутствие дефектов, соответствие образцам, сроки годности).

Зачем нужна правильная приемка? Это не прихоть, а обязательный процесс, который позволяет избежать многих проблем. Если товар принят без должной проверки, вы рискуете получить некомплект или брак, за который придется платить. Это неизбежно приведет к спорам с поставщиками, возвратам, снижению продаж и, как следствие, к убыткам.

Нормативная база и ответственность сторон

Приемка товара регулируется множеством нормативных актов. Ключевые из них: Гражданский кодекс (ГК РФ), в особенности положения о договоре поставки, а также заключенные вами договоры поставки. В них могут быть прописаны особые условия приемки. Помимо этого, существуют ГОСТы, технические регламенты и другие стандарты, которые определяют требования к качеству и маркировке различных видов продукции.

Ответственность сторон распределяется так: поставщик обязан поставить товар в соответствии с договором (количество, качество, сроки), а заказчик — принять его, провести проверку и в случае обнаружения расхождений уведомить поставщика.

Фото: Freepik

Нарушение правил приемки товара может повлечь за собой отказ в удовлетворении претензий покупателя

Порядок приемки товара по количеству

Проверка количества — первый и очень важный этап.

1. Проверка соответствия накладным. В первую очередь, сравните количество грузовых мест, указанное в товаросопроводительных документах (накладной, товарно-транспортной накладной), с фактическим количеством мест, прибывших на склад или в магазин.
2. Подсчет единиц, мест, весовых товаров. После выгрузки товара производится детальный подсчет. Для штучных товаров это подсчет каждой единицы, для весовых — взвешивание, для тарного товара — подсчет упаковок. Особое внимание уделяйте позициям, которые часто вызывают расхождения.
3. Оформление акта при расхождениях. Если вы обнаружили несоответствие количества (недостачу или излишки), необходимо немедленно составить Акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (или аналогичный, утвержденный вашей организацией).

Фото: Freepik

В акте фиксируются все выявленные отклонения, и он подписывается представителями обеих сторон

Порядок приемки товара по качеству

Качество товара так же важно, как и его количество.

1. Визуальный осмотр. Это самый простой и доступный способ проверки. Осмотрите товар на предмет видимых повреждений: помятая упаковка, сколы, царапины, грязь, следы влаги. Проверьте целостность тары, наличие и читаемость маркировки. Она должна содержать всю необходимую информацию: наименование, состав, изготовитель, дата производства.
2. Проверка сроков годности и сертификатов. Для товаров, имеющих ограниченный срок годности, обязательно проверьте его остаточный период. Убедитесь, что вам предоставлены все необходимые сертификаты качества, декларации соответствия или другие документы, подтверждающие безопасность и соответствие товара установленным нормам.
3. При необходимости — лабораторные испытания. В некоторых случаях, особенно при приемке продуктов питания, химических веществ или сложного оборудования, может потребоваться проведение лабораторных испытаний.

Фото: Freepik

Испытания актуальны при возникновении сомнений в качестве товара или при поставке больших партий

Документы для приемки товара

Для правильной приемки товара вам понадобится следующий пакет документов:

• Накладная (ТОРГ-12): основной документ, отражающий перечень и количество отгруженного товара.
• Счет-фактура: документ для учета НДС.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН): документ для учета перевозки груза, если доставка осуществляется транспортной компанией.
• Сертификаты качества, декларации соответствия: подтверждают соответствие товара установленным стандартам и нормам.
• Акты о расхождениях (ТОРГ-2): составляются при выявлении несоответствий количества или качества.

Инструкция для сотрудников склада и магазина

Для склада

1. Разгрузка. При разгрузке внимательно следите за целостностью упаковки. Если есть видимые повреждения, сфотографируйте их и отметьте в документах.
2. Проверка количества. Сразу после разгрузки проведите подсчет грузовых мест и сравните с накладными. Затем производится детальный подсчет единиц товара.
3. Визуальный осмотр. Пока товар находится в зоне приемки, проведите его быстрый визуальный осмотр на предмет грубых дефектов.
4. Сортировка и размещение. После приемки товар распределяется по местам хранения. Проследите, чтобы условия хранения соответствовали требованиям (температура, влажность).

Для магазина

1. Особенности приемки мелкими партиями. В магазин товар часто поступает небольшими партиями. Здесь важны скорость и внимательность.
2. Быстрая проверка. Проверьте целостность упаковки, сроки годности и маркировку. Особое внимание уделите товарам с высокой оборачиваемостью.
3. Фиксация дефектов. Если обнаружили брак или некондиционный товар, немедленно зафиксируйте это (например, сделайте фото, составьте акт). Уведомите поставщика и руководителя. Не выставляйте такой товар на продажу.

Ошибки при приемке товара и как их избежать

Типичные ошибки при приемке могут дорого обойтись.

• Формальный осмотр: когда приемка кладовщиком проводится «для галочки», без должного внимания к деталям. Обучайте сотрудников, создавайте чек-листы, внедряйте систему двойного контроля.
• Отсутствие документов: принятие товара без накладных, сертификатов. Никогда не принимайте товар без полного пакета сопроводительных документов.
• Несвоевременное составление акта: задержка с оформлением акта о расхождениях может лишить вас возможности предъявить претензии поставщику. Фиксируйте все расхождения сразу же после их обнаружения.
• Человеческий фактор: усталость, невнимательность, спешка могут привести к ошибкам. Используйте системы автоматизации, продумывайте мотивацию сотрудников, планируйте нагрузку.

Автоматизация процесса приемки

Современные технологии значительно упрощают и делают процесс приемки точнее.

• WMS и ERP-системы: Системы управления складом (WMS) и планирования ресурсов предприятия (ERP) позволяют автоматизировать учет товара, отслеживать его движение и контролировать процесс приемки.
• Сканеры штрих-кодов и RFID: Использование сканеров штрих-кодов и RFID-меток позволяет быстро и безошибочно идентифицировать товар, проверять его количество и даже отслеживать сроки годности. Это ускоряет процесс и минимизирует количество ошибок, связанных с ручным вводом данных.