Фото: Shutterstock
Содержание
- ТОРГ-12: что это за документ
- Форма ТОРГ-12 и ее реквизиты
- Когда используется товарная накладная ТОРГ-12
- Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12: пошаговая инструкция
- Образец заполнения ТОРГ-12
- Электронная форма ТОРГ-12
- Ошибки при заполнении и как их избежать
- Хранение и проверка накладной ТОРГ-12
ТОРГ-12: что это за документ
Говоря простыми словами, товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичная бумага для учета, которая подтверждает, что товар был передан другому лицу либо же другие товарно-материальные ценности перешли от одного человека другому.
Это унифицированная форма, то есть ее структура и поля стандартны и утверждены постановлением Госкомстата России. Накладная применяется в основном при торговых операциях между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Фото: Shutterstock
ТОРГ-12 — что это за документ? На его основании продавец учитывает, что товар ушел из его хранилища, а покупатель ставит его на учет
Форма ТОРГ-12 и ее реквизиты
Чтобы бумага был действительной, она должна включать в себя обязательные параметры. Давайте посмотрим на основные поля, которые вы увидите в бланке:
- Кто продавец и кто покупатель. Полные названия организаций, их адреса, номера телефонов, ИНН, КПП и реквизиты счетов.
- Основание. Договор или счет, на основе которого происходит отгрузка.
- Таблица. Самая важная часть, где перечисляются товары. Для каждой позиции указывают наименование, код, единицу измерения (штуки, килограммы), количество, стоимость единицы и общую сумму.
- Итоговые суммы. Общая стоимость товаров, информация о НДС.
- Подписи и печати людей, которые отвечают за отправку груза от продавца и приемку у покупателей.
Правильно оформленная и подписанная накладная имеет полную юридическую силу. Она может служить доказательством в суде, если между сторонами возникнут разногласия.
Когда используется товарная накладная ТОРГ-12
Этот документ незаменим в нескольких случаях:
- Продажа и отгрузка товаров. Основной сценарий — когда одна компания (поставщик) продает и отгружает товар другой компании или индивидуальному предпринимателю (покупателю).
- Внутренние перемещения. Иногда ТОРГ-12 используют для оформления передачи товаров между разными складами или подразделениями одной организации.
- Возврат товара. При возврате товара поставщику также оформляется накладная.
Важный момент: сама по себе ТОРГ-12 не является основанием для вычета НДС. Для этого продавец дополнительно должен выставить покупателю счет-фактуру.
Часто эти два документа ― товарная накладная ТОРГ-12 и счет-фактура — идут вместе
Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12: пошаговая инструкция
Внесение данных в накладную требует внимательности. Процесс можно разделить на три основных этапа.
Образец заполнения ТОРГ-12
Представим, что ООО «Лучший свет» продает ИП Иванову И.И. 20 светодиодных ламп.
В «шапке» документа в полях «Поставщик» и «Грузоотправитель» будут указаны все реквизиты ООО «Лучший свет». В полях «Плательщик» и «Грузополучатель» — реквизиты ИП Иванова И.И.
В табличной части будет одна строка:
- наименование товара: «Лампа светодиодная, 10 Вт, E27»,
- единица измерения: шт.,
- количество: 20,
- цена: 100 руб.,
- сумма без НДС: 2000 руб.,
- ставка НДС: 20%,
- сумма НДС: 400 руб.,
- всего с НДС: 2400 руб.
Ниже в итоговых строках будут продублированы общие суммы. В конце директор, бухгалтер и кладовщик ООО «Лучший свет» поставят свои подписи.
Заполнение ТОРГ-12: ИП Иванов, получив товар, должен расписаться в графе «Груз принял»
Электронная форма ТОРГ-12
Времена бумажных архивов постепенно уходят. Сегодня товарную накладную можно оформить в электронном виде через системы электронного документооборота (ЭДО). Такой документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог с «живыми» подписями и печатями.
Многие бухгалтерские программы, например 1С, позволяют формировать ТОРГ-12 автоматически и выгружать ее в форматах Excel или PDF. Это удобно для внутреннего учета, но для официального обмена с контрагентами лучше использовать системы ЭДО.
Ошибки при заполнении и как их избежать
Даже в таком стандартном документе можно допустить ошибку. Вот самые частые:
- Отсутствие подписи. Если не хватает хотя бы одной обязательной подписи, документ могут признать недействительным.
- Неточности в наименовании товара. Название товара в накладной должно полностью совпадать с названием в договоре или счете.
- Арифметические ошибки. Неправильно посчитанная сумма или НДС — повод для претензий со стороны налоговой.
- Несоответствие фактическому количеству. Если по документам отгружено десять единиц, а по факту приехало девять, это создаст проблемы для обеих сторон.
Совет прост: внимательность и двойная проверка. Перед тем как отдать документ на подпись, сверьте все данные: реквизиты, наименования, цифры.
При приемке товара по форме ТОРГ-12 покупатель также должен все тщательно проверить
Хранение и проверка накладной ТОРГ-12
Закон требует не уничтожать такие накладные, как и другие важные бумаги, не менее пяти лет после отчетного года. Это нужно для налоговой и на случай возможных споров с контрагентами.
Проверять правильность заполнения накладных могут:
- налоговая инспекция во время камеральной или выездной проверки;
- внутренние аудиторы или руководство вашей компании;
- сотрудники контрагента при приемке товара.
Аккуратное и правильное ведение документации — залог спокойной работы и отсутствия проблем с контролирующими органами. Уделите этому должное внимание, и ТОРГ-12 станет вашим надежным помощником в бизнесе.