Возврат товара поставщику: как оформить и провести в 2025 году

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Когда возможен возврат товара поставщику
2. Необходимые документы для возврата товара
3. Как оформить акт возврата товара поставщику
4. Бухгалтерские проводки при возврате товара
5. Особенности возврата в 2025 году
6. Частые ошибки при возврате товара и как их избежать

Когда возможен возврат товара поставщику

Бывают ситуации, когда купленный товар не подходит или имеет недостатки. Основные причины для возврата поставщику могут быть такими:

• Во-первых, это брак. Товар может иметь производственные дефекты или повреждения, которые делают его непригодным для использования или продажи.
• Во-вторых, несоответствие заказу. Поставщик мог отгрузить вам не тот товар, который вы заказывали: другая модель, цвет, размер, комплектация.
• В-третьих, излишки или ошибки при заказе. Возможно, поставщик по ошибке отправил больше товара, чем было в заказе, или вы сами допустили ошибку при оформлении заявки.

Важно понимать, какие товары подлежат возврату. Как правило, это товары с выявленными недостатками или те, что были поставлены с нарушением условий договора — количества, ассортимента, качества, сроков. Однако есть категории товаров, возврат которых может быть ограничен или невозможен по закону или условиям договора поставки.

Фото: Shutterstock

Некоторые виды товаров надлежащего качества после покупки вернуть нельзя, поэтому всегда внимательно читайте условия договора с поставщиком

Необходимые документы для возврата товара

Чтобы правильно оформить возврат товара, нужно подготовить и оформить определенный пакет документов. Каждый из них играет свою роль в этом процессе.

• Первый и основной документ — это накладная, по которой товар был вами получен изначально. Это может быть товарная накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ УПД. Этот документ подтверждает факт получения вами товара и его количество.
• Второй ключевой документ — это акт возврата товара. Его оформляет сторона, которая возвращает товар, то есть вы, покупатель. Этот акт фиксирует факт возврата, перечисляет возвращаемые товары, указывает их количество, стоимость и главное — причину возврата. О нем мы поговорим подробнее дальше.
• Третий важный документ, особенно если вы плательщик НДС, — это корректировочный счет-фактура. Его должен выставить поставщик, после того как примет возвращенный товар и подтвердит факт возврата. Этот документ является основанием для корректировки НДС как у вас, так и у поставщика.
• И, конечно, базовым документом является договор поставки. Именно в нем прописываются условия приемки товара, сроки выявления недостатков и порядок возврата. Все действия по возврату должны соответствовать условиям вашего договора.

Фото: Shutterstock

Процесс такой: сначала вы составляете акт возврата, отправляете его поставщику вместе с товаром. Поставщик принимает товар, проверяет акт и выставляет вам корректировочный счет-фактуру. Все эти документы нужно сохранять

Как оформить акт возврата товара поставщику

Акт возврата — это один из важнейших документов, подтверждающих факт и причину возврата товара. К его заполнению нужно отнестись внимательно.

Типовой формы акта возврата нет, вы можете разработать свою или использовать форму, предложенную поставщиком, если она не противоречит вашим требованиям. В акте обязательно должны быть следующие реквизиты.

• Наименование документа — Акт возврата товара.
• Дата и номер составления акта.
• Наименования сторон — кто возвращает (покупатель) и кому возвращает (поставщик).
• Ссылка на документ поставки — номер и дата накладной или УПД, по которому товар был получен.
• Самая важная часть — таблица с перечнем возвращаемых товаров. В ней указываются наименование товара, его артикул (при наличии), единица измерения, количество возвращаемого товара, цена за единицу и общая стоимость по каждой позиции.
• Наконец, необходимо четко указать причину возврата для каждой позиции или для всей партии, если причина общая. Например, брак, поставка товара другого артикула, излишки.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Он подписывается ответственными лицами как с вашей стороны (обычно это лицо, сдающее товар, или бухгалтер), так и со стороны поставщика лицом, принимающим товар. Подписи должны быть расшифрованы, желательно указать должности подписантов. После подписания обеими сторонами акт является юридически значимым документом. Хранить акт возврата нужно вместе с другими документами по этой поставке.

Фото: Shutterstock

Частые ошибки при заполнении акта ― это пропуск обязательных реквизитов, неточное указание количества или стоимости товара, неясное или отсутствующее описание причины возврата. Все это может вызвать вопросы у поставщика или налоговой службы

Бухгалтерские проводки при возврате товара

Порядок действий и набор бухгалтерских проводок напрямую зависят от причины возврата товара. Главное, что нужно определить бухгалтеру, перед тем как делать записи: мы возвращаем некачественный товар или качественный товар по соглашению с поставщиком.

Возврат некачественного товара

1. Мы выставляем поставщику претензию на стоимость возвращаемых товаров.
2. Мы восстанавливаем НДС, который ранее приняли к вычету по этим товарам.
3. Мы отражаем поступление денег от поставщика.

Возврат качественного товара

С точки зрения законодательства и ФНС, такая операция трактуется не как возврат, а как «обратная реализация». Это означает, что наша компания-покупатель становится продавцом, а наш бывший поставщик — покупателем.

1. Мы оформляем полный пакет документов на продажу: товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру.
2. Мы отражаем у себя в учете полноценную выручку от продажи.
3. Мы начисляем НДС с этой операции и обязаны уплатить его в бюджет.
4. Мы списываем себестоимость возвращаемого товара.

Фото: Shutterstock

Пример типовой проводки при возврате бракованного товара на ОСНО: Дебет 60 Кредит 41 на стоимость возвращенного товара без НДС. Дебет 68 субсчет НДС Кредит 19 на сумму НДС, относящуюся к возвращенному товару

Особенности возврата в 2025 году

Как и любой процесс, возврат товаров может претерпевать изменения, связанные с законодательством и налоговым регулированием. К 2025 году важно учитывать несколько моментов. Хотя кардинальных изменений, переворачивающих весь процесс, может и не быть, следует быть готовым к усилению контроля со стороны налоговых органов и развитию электронного документооборота.

Вероятно, продолжится тенденция к переходу на электронные форматы документов. Все больше компаний используют электронные накладные УПД и электронные корректировочные счета-фактуры. Убедитесь, что у вас настроен такой документооборот с вашими поставщиками, если они его используют. Это ускоряет процесс и снижает риск ошибок, но требует наличия соответствующих программ и электронных подписей.

Налоговое законодательство, включая правила по НДС, может уточняться. Всегда следите за последними изменениями в Налоговом кодексе, касающимися порядка восстановления или корректировки НДС при возвратах. Информация об этом публикуется Федеральной налоговой службой.

Особое внимание в 2025 году, как и всегда, уделяйте срокам. Сроки для возврата товара с недостатками обычно устанавливаются законом или договором. Сроки для выставления корректировочных счетов-фактур также регулируются Налоговым кодексом.

Фото: Shutterstock

Своевременное оформление всех документов крайне важно для корректного учета и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов

Частые ошибки при возврате товара и советы как их избежать

Даже при знании правил, ошибки все же случаются. Разберем самые типичные и дадим советы, как их предотвратить.

• Первая и самая распространенная ошибка — отсутствие полного комплекта документов или их неправильное оформление. Отсутствующий акт возврата, неверно оформленная накладная или отсутствие корректировочного счета-фактуры от поставщика делают процедуру возврата нелегитимной с точки зрения учета и налогообложения. Совет: установите четкий регламент работы с документами при возвратах. Проверяйте наличие всех необходимых бумаг и правильность их заполнения перед отправкой поставщику.
• Вторая ошибка — неправильное указание причины возврата или ее отсутствие в акте. Непонятная или ложная причина может вызвать вопросы у поставщика и стать основанием для отказа в приемке товара. Совет: четко и правдиво указывайте причину возврата, ссылаясь на конкретные факты (брак, несоответствие договору).
• Третья ошибка — несвоевременное оформление документов или нарушение сроков возврата, установленных договором или законом. Это может привести к тому, что поставщик откажется принимать товар обратно или возникнут сложности с учетом и налогами. Совет: не откладывайте процедуру возврата. Как только выявили основание для возврата, сразу приступайте к оформлению документов и согласованию возврата с поставщиком. Следите за сроками.
• Еще одна ошибка — невнимательность при отражении операций в бухгалтерском учете, особенно это касается НДС. Неправильное восстановление НДС может привести к штрафам. Совет: если у вас нет уверенности в правильности бухгалтерских проводок, обратитесь за консультацией к опытному бухгалтеру или используйте проверенные бухгалтерские программы, которые помогают в таких ситуациях.